PEGEL gebruikershandleiding BUDGET pag 3.00 3.1 inleiding Het tweede hoofdprogramma van PEGEL is BUDGET. Met dit program- ma is het mogelijk om een goed inzicht te krijgen van de beste- dingen en de beschikbare budgetten in het lopende jaar. De be- stedingen worden gerubriceerd naar maximaal 20 hoofdrubrieken (zie ook PEGEL) die elk zijn onderverdeeld in maximaal 10 sub- rubrieken. De registratie van alle gegevens (budgetten en uit- gaven) kan eenvoudig worden gewijzigd met de mutatiecodes die op het menu-scherm worden getoond. Er zijn vier verschillende schermen; het eerste scherm (startscherm) verschijnt na het starten van BUDGET. Op dit scherm wordt getoond hoeveel ver- schillende posten (uitgaven uit PEGEL) er in het lopende jaar zijn verwerkt en hoeveel er nog moeten worden verwerkt. Posten die nog moeten worden verwerkt, zijn al die betalingen die wel in PEGEL zijn bevestigd (Geboekt), maar die nog niet zijn ver- werkt (door PGLPRINT, zie daar). Om die reden wordt er op dit startscherm de vraag gesteld of er inderdaad moet worden door- gegaan. Denkbaar is immers dat eerst die posten moeten worden verwerkt voordat de informatie uit BUDGET wordt opgevraagd. De vraag verschijnt daarom niet als alle posten uit PEGEL al zijn verwerkt. Het duurt korte tijd voordat het tweede scherm (menu- scherm) verschijnt. In deze tijd wordt in PGL gecontroleerd of er in rubriek 0 van PEGEL rubrieken zijn toegevoegd of van een bestaande rubriek de omschrijving is gewijzigd. Eventuele ver- schillen worden in BDG bijgewerkt. De drie overige schermen zullen regelmatig in een sessie terug- keren; het zijn: 1 menu-scherm 2 hoofdrubrieken 3 uitsplitsing hoofdrubriek. Nadat de vraag op het startscherm -zonodig- met "Y" is beant- woord, verschijnt het menu-scherm. Dit scherm geeft een over- zicht van alle mutatiecodes waaruit kan worden gekozen. Alle uitgaven en budgetten worden toegekend aan subrubrieken (en dus niet aan hoofdrubrieken). Het verhogen en verlagen van een uit- gave of budget geschiedt dus steeds op een subrubriek; de gege- vens in de hoofdrubriek worden overeenkomstig (automatisch) bijgehouden. De mutatiecodes op het menu-scherm zijn: +U verhoog een uitgave op een subrubriek in een bepaalde maand -U verlaag een uitgave op een subrubriek in een bepaalde maand O overboeken van een uitgave van een bepaalde subrubriek (in een bepaalde maand) naar een andere budgetpost en/of een andere maand +B verhoog het budget van een subrubriek in een maand -B verlaag het budget van een subrubriek in een maand N geef een nieuw budget-bedrag op voor een bepaalde maand T toevoegen van hoofd- en/of subrubrieken V verwijderen van een hoofd en/of subrubriek W wijzig de omschrijving van een hoofd- en/of subrubriek H geef een financieel overzicht van de hoofdrubrieken U geef de uitsplitsing (financieel) van een hoofdrubriek S stoppen van het programma Op het menu-scherm kan uit alle mogelijkheden worden gekozen. Op het scherm met hoofdrubrieken zijn niet alle codes mogelijk. Ook is de afhandeling van de codes op de drie schermen ver- schillend. De diverse codes kunnen op alle schermen worden ge- kozen; als een bepaalde code op een bepaald scherm niet is toe- gestaan (of als een rubriek niet aanwezig is) wordt dat steeds op de onderste regel van het scherm geprint. Bij het opvragen van financiele gegevens (H en U), worden die financiele gegevens in drie kolommen getoond. De eerste kolom ("budget") geeft het bedrag dat er die maand is gebudgetteerd. De tweede kolom geeft de werkelijke uitgaven in die maand. De derde kolom geeft het budget-saldo; het budget-saldo is de som van de budgetten vanaf januari (tot en met deze maand), vermin- derd met de uitgaven vanaf januari. Indien nodig worden alle wijzigingen direkt ook in PGL aangebracht. 3.2 hoofdrubrieken (H) Dit scherm geeft de financiele gegevens van de (maximaal 20) hoofdrubrieken voor een bepaalde maand. Zodra H is ingetikt, verschijnen de omschrijvingen van de hoofdrubrieken; op de on- derste regel moet vervolgens worden opgegeven van welke maand de gegevens moeten worden getoond. Zoals dat ook bij PEGEL ge- bruikelijk is, levert CR hier de systeemmaand. Nadat de finan- ciele gegevens op het scherm zijn geprint, kan een nieuwe maand worden gekozen. Op deze wijze is het eenvoudig om door de di- verse maanden te "bladeren". Als er niet verder moet worden ge- bladerd maar een bepaalde mutatiecode gewenst is, moet op de vraag naar de maand ESC worden gegeven; daarna kan een mutatie- code worden opgegeven. Doordat budgetten en uitgaven alleen aan subrubrieken worden toegerekend, zijn de eerste zes mutatieco- des: +U, -U, O, +B, -B en N op dit scherm niet toegelaten. Toegestaan zijn de codes: T (toevoegen), V (verwijderen), W (wijzigen omschrijving), H (hoofdrubrieken), U (uitsplitsing hoofdrubriek) en S (stoppen). CR geeft het menu-scherm terug. De hoofdrubrieken zijn opvolgend genummerd, toevoegingen vinden dus altijd aansluitend plaats. Na het intikken van T kan de om- schrijving van de nieuwe hoofdrubriek worden opgegeven. Met ESC kan er worden gecorrigeerd (back space). Een CR of ESC op de eerste positie van de omschrijving maakt de toevoeging onge- daan. Het aanbrengen van de financiele gegevens gebeurt automa- tisch als zij worden opgegeven voor de subrubrieken van deze hoofdrubriek. Uiteraard moeten die subrubrieken dan wel eerst worden "toegevoegd" (menu-scherm of U-scherm). Na het intikken van V (verwijderen) wordt -zo mogelijk- de laatste hoofdrubriek verwijderd. Verwijdering is niet mogelijk als er in een van de maanden een uitgave is geboekt. Op deze wijze is het dus onmogelijk dat er "per ongeluk" financiele ge- gevens verloren gaan. Zonodig moeten die uitgaven dus eerst worden verwijderd; dat kan door deze uitgaven over te boeken of te verlagen (O of -U op het menu-scherm of U-scherm). Bij het wijzigen (W) wordt er gevraagd van welke hoofdrubriek de omschrijving moet worden gewijzigd. 3.3 uitsplitsen hoofdrubriek (U) Als deze code op het menu-scherm wordt gekozen, moet eerst wor- den opgegeven van welke hoofdrubriek de gegevens moeten worden getoond. De opbouw van dit scherm is hetzelfde als bij de hoofdrubrieken. Op de gebruikelijke wijze wordt er door de maanden gebladerd. Door ESC te geven op de vraag naar de maand, kan er een andere hoofdrubriek worden gekozen. Zo kan er door de hoofdrubrieken worden gebladerd. Als dan ook daar ESC wordt gegeven, kan er een nieuwe mutatiecode worden gekozen. Hierbij zijn alle codes toegestaan; CR geeft het menu-scherm terug. De diverse mutaties (bijvoorbeeld verhogen van een uitgave +U) hebben steeds betrekking op de getoonde hoofdrubriek; om die reden wordt op dit scherm alleen het nummer van de subrubriek opgegeven. Toevoegingen van subrubrieken kunnen op een gewenst (vrij) num- mer worden geplaatst; ook bij verwijderingen kan elke subru- briek waar geen uitgaven op zijn geregistreerd worden verwij- derd. 3.4 menu-scherm Op dit scherm zijn alle codes mogelijk. De diverse budgetru- brieken worden opgegeven als hoofdrubriek en subrubriek. Over- boekingen van uitgaven kunnen plaats vinden tussen willekeurige budgetposten in willekeurige maanden. Alle mutaties hebben be- trekking op subrubrieken; als er een mutatie op een hoofdru- briek gewenst is, moet dat dan op het H-scherm gebeuren. n be- trekking op subrubrieken; als er een muta