PEGEL gebruikershandleiding pag 2.01 2.1 inleiding De diverse financiele gegevens worden geboekt op de volgende balansposten: 1 vast bezit 5 leningen 2 reserveringen 6 bestellingen 3 debiteuren 7 rekeningen 4 liquide middelen Voor elk van deze balansposten zijn er aparte schermen (pagi- na's) aanwezig. In totaal kunnen er per balanspost 50 verschil- lende posten worden geregistreerd. Per pagina worden de gege- vens van maximaal 20 posten getoond, zodat er per balanspost maximaal 3 pagina's kunnen voorkomen. Afgezien van deze 7 ba- lansposten zijn er nog drie andere schermen met financiele ge- gevens: 8 afschrijvingen onderweg 9 ontvangsten onderweg 0 uitgaven "Afschrijvingen onderweg" laat de posten zien waarvoor wel een betalingsopdracht is gegeven, maar die nog niet is uitgevoerd. Hetzelfde geldt -maar dan voor ontvangsten- voor "ontvangsten onderweg". Het scherm "uitgaven" toont de uitgaven gerubriceerd naar maximaal 20 verschillende rubrieken (een scherm). Deze uitgaven worden getoond: -van januari t/m deze maand -vorige maand -deze maand. Op de diverse schermen kunnen codes worden gekozen; de plaats waar deze code moet worden ingegeven is altijd op de onderste regel achter de pijl: -->. De codes die gekozen kunnen worden zijn ook op die onderste regel aangegeven. Als daar woorden staan, is de beginletter van dat woord de code. Op alle scher- men kunnen ook steeds de codes 0 t/m 9, CR en S worden gegeven; dit is echter niet aangegeven. De codes 0 t/m 9 gaan naar de hierboven genoemde balansposten, S beeindigt het programma en CR geeft het menuscherm. De paragrafen 2.2 t/m 2.13 geven een beschrijving van de diverse schermen. Paragrafen 2.14 t/m 2.18 geven een uitleg van de input van bepaalde rubrieken. 2.2 start/stop scherm PEGEL wordt gestart door het intikken van: PEGEL. Na korte tijd verschijnt het startscherm. Op dit scherm wordt de vorige datum getoond; gevraagd wordt om de nieuwe datum op te geven. Hierbij zijn er diverse mogelijkheden; in paragraaf 2.14 wordt uitge- legd hoe een datum kan worden opgegeven. Er wordt op dit start- scherm geen datum geaccepteerd die voor de vorige datum ligt. Als de vorige datum bijvoorbeeld 05mei is, wordt als nieuwe da- tum 04mei niet geaccepteerd. Het is dus ook niet mogelijk om na oude datum: 31dec, als nieuwe datum: 01jan op te geven. Als er naar een nieuw jaar moet worden overgegaan, moet het programma PGLJAAR worden gedraaid. Als ESC wordt gegeven op de eerste positie van de datum, wordt het programma direkt verlaten. Dan wordt het stopscherm ge- print. Dit stopscherm is vrijwel identiek aan het startscherm. Op de regel waar in het startscherm de datum staat verschijnt nu de mededeling: >> UITSCHAKELEN TOEGESTAAN << 2.3 menu-scherm PEGEL is menu-georienteerd, het menu-scherm geeft een overzicht van de codes die kunnen worden gekozen om naar de betreffende rubriek te gaan. Het menu-scherm wordt verkregen direkt na het startscherm en na CR op een willekeurig ander scherm. Op het menu-scherm staat een overzicht van de rubriektotalen. Op de onderste twee regels is het "eigen vermogen" en het "vlottend vermogen" opgegeven. Het eigen vermogen is de som van de ru- brieken 1 t/m 4, verminderd met de som van de rubrieken 5 t/m 7. Tussen haakjes is dit vermogen gegeven in verhouding tot het balanstotaal (som van rubrieken 1 t/m 4). Bij het "vlottend vermogen" worden de rubrieken 1, 2 en 5 buiten beschouwing ge- laten. Dit vlottend vermogen is de "speelruimte" bij financiele transacties (afgezien van extra leningen, rubriek 5): als dit vlottend vermogen negatief wordt, is er paniek. Rechts beneden verschijnt een pijl (-->) waarachter de code kan worden opgege- ven. Hier kan gekozen worden uit de codes 0 t/m 9, S. De codes 0 t/m 9 gaan naar de aangegeven rubrieken, S beeindigt het pro- gramma. Steeds als het menu-scherm wordt opgeroepen worden eventuele verwijderingen of toevoegingen van rubrieken in de file bijge- werkt. Een storing -om welke reden dan ook- heeft alleen verve- lende consequenties voor de betrouwbaarheid van rubrieken die na het menuscherm zijn toegevoegd of verwijderd. 2.4 vast bezit (rubriek 1) Van maximaal 50 verschillende posten wordt het saldo en de laatste mutatiedatum bijgehouden. Op de onderste regel kan uit vijf codes worden gekozen: T V + - W. Met "T" kan een rubriek worden toegevoegd. Toevoegingen zijn mogelijk zolang er nog geen 50 posten aanwezig zijn. Zo mogelijk wordt er op de huidi- ge pagina toegevoegd; als dat niet kan wordt de rubriek aan het einde toegevoegd. "V" verwijdert een rubriek; het saldo van een rubriek kan met + of - worden verhoogd of verlaagd. Bij verho- gen of verlagen van een saldo wordt als datum de opgegeven sys- teemdatum ingevuld. Met "W" kan de omschrijving van de rubriek worden veranderd, de datum wordt dan niet aangepast. Het is niet mogelijk om een rubriek te veranderen (V + - W) als die rubriek niet op de huidige pagina zichtbaar is. Bij het maken van een tikfout (T en W) in de omschrijving kan met ESC worden gecorrigeerd (voordat CR is gegeven). ESC of CR op de eerste positie van de omschrijving maakt de toevoeging (T) of wijzi- ging (W) ongedaan. Voor de input van het saldo zie paragraaf 2.15 (input bedragen). Als er meer dan 20 rubrieken zijn, verschijnt op de onderste regel achter de vier codes het woord "Pagina"; met "P" kan naar een andere pagina worden gegaan. De mogelijkheden hiervan zijn apart beschreven in paragraaf 2.15 (omslaan pagina's). 2.5 reserveringen (rubriek 2) Afwijkend van "vast bezit" is hier dat er twee bedragen kunnen worden getoond. Het "saldo" geeft het werkelijke saldo aan, "afschrift" geeft het saldo te zien zoals dat het laatst is be- vestigd door bank of giro. Het verschil tussen "saldo" en "af- schrift" zijn bedragen die "onderweg" zijn. Dit kunnen zowel ontvangsten (rubriek 9) als afschrijvingen (rubriek 8) zijn. Als de twee bedragen verschillend zijn, worden ze beide ge- print, in dat geval is verwijdering niet mogelijk. Uitsluitend kunnen posten worden verwijderd als er geen ontvangsten of af- schrijvingen naar die post onderweg zijn. Nieuw is hier de code "Overboeken"; met die code kunnen bedragen naar een andere post binnen de rubriek of naar een willekeurige post van "liquide middelen" worden overgeboekt. Bij het overboeken binnen dezelfde pagina is het voldoende om het betreffende nummer van de post op te geven. Overboekingen binnen de rubriek, maar op een andere pagina worden aangegeven door bij "naar .." het nummer 00 in te tikken. Als er moet wor- den overgeboekt naar "liquide middelen", moet bij "naar .." CR worden gegeven. De "code ...." moet worden ingevuld maar heeft verder geen enkele andere betekenis dan een registratie van het betaalmiddel. Indien bij "naar .." ESC, CR of een niet bestaand nummer wordt opgegeven, vindt er geen registratie plaats. Zo mogelijk worden beide mutaties (afboeken en bijboeken) op het scherm getoond. Bij een overboeking wordt het bedrag "voorgeboekt", dat wil zeggen dat wel het saldo wordt aangepast zodat precies bekend is wat het werkelijke saldo is als de overboeking ook daadwer- keljk is uitgevoerd. In het algemeen zal er enige tijd verlopen voordat de overboeking is uitgevoerd (door bank of giro). Om die reden worden er in rubriek 8 en rubriek 9 records aange- maakt waaruit blijkt dat er nog geld "onderweg" is. Alleen bij transakties naar de "kas" (liquide middelen) wordt er geen re- cord in rubriek 9 aangemaakt. Een kastransaktie vindt onmiddel- lijk plaats. 2.6 debiteuren (rubriek 3) De codes waar hier uit gekozen kan worden, zijn weer de gebrui- keijke 0 t/m 9, S, CR, T, V +, - en W; bovendien is er de code O waarmee wordt aangegeven dat de debiteur is ontvangen. Een dergelijke ontvangst kan alleen plaats vinden op "giro", "bank" of "kas" (van rubriek 4: liquide middelen). Het volstaat om de beginletter van de rubriek in te tikken (g, b of k). Zodra de ontvangst door de computer is verwerkt, wordt de debiteur van het scherm verwijderd. Er zijn weer maximaal 50 debiteuren mo- gelijk (drie schermen). Als de omschrijving van de rubrieken "giro/bank/kas" worden gewijzigd, zijn de beginletters pas weer bekend nadat het programma opnieuw gestart is. 2.7 liquide middelen (rubriek 4) Bij liquide middelen hebben de eerste drie posten een vaste be- tekenis. Bij het initieren wordt voor die posten ingevuld: giro, bank en kas. Het verschil tussen giro en bank wordt be- paald door de "codes" (zie paragraaf 2.17). De kas is weer af- wijkend van de overige posten doordat kastransakties onmiddel- lijk plaatsvinden; dat betekent dat er bij een kastransaktie geen geld "onderweg" kan zijn. Het is wel mogelijk om de om- schrijving van deze drie posten te wijzigen; zij kunnen echter niet worden verwijderd. Bij wijziging van de omschrijving van de eerste drie posten, moeten de beginletters verschillend zijn. Deze beginletters zijn van belang bij mutatiecodes in de rubrieken 3 en 5. Pas nadat het programma opnieuw is gestart kan van de nieuwe beginletters gebruik worden gemaakt. Verwijdering is verder uitgesloten voor al die posten waarop nog gelden te ontvangen of af te schrijven zijn. Dat wil dus zeggen als er onder "afschrift" een bedrag is vermeld. Voor "Overboeken" zie de beschrijving bij "reserveringen". Overboe- kingen kunnen plaats vinden tussen alle posten van liquide mid- delen en reserveringen. Bij "kas" zal er nooit een bedrag onder "afschrift" worden vermeld omdat zo'n transakties onmiddellijk is. 2.8 leningen (rubriek 5) Verschillend van de hiervoor beschreven rubrieken is hier dat er de codes "Aflossen" en "Lenen" zijn. Aflossingen vinden plaats vanuit giro, bank of kas. Extra leningen (verhoging van de schuld) worden gestort op giro, bank of kas. Ook hierbij geldt dat de transaktie wordt voorgeboekt en er dus posten in de rubrieken "afchrijvingen onderweg" en "ontvangsten onderweg" worden aangemaakt. Transakties naar en van de kas vinden (bij de kas) onmiddellijk plaats; er worden dan geen posten in ru- briek 8 (bij aflossen) of rubriek 9 (bij lenen) aangemaakt. Bij aflossen wordt door de betaalcode bepaald of de gelden uit giro, bank of kas afkomstig zijn (zie betaalcodes 2.17); tevens moet de budgetrubriek worden opgegeven (zie 2.13: uitgaven en 2.18: budgetcodes). 2.9 bestellingen (rubriek 6) Afgezien van de gebruikelijke codes kan hier D (Doorboeken) worden opgegeven. Van de bestelling is er een rekening ont- vangen die moet worden betaald. De bestelling wordt van dit scherm verwijderd en geplaatst bij rubriek 7: rekeningen. 2.10 rekeningen (rubriek 7) Dit scherm geeft een duidelijk overzicht van de uitstaande re- keningen. Rekeningen kunnen worden toegevoegd (T), verwijderd (V) of betaald (B). Als een rekening wordt betaald, zal dit worden opgevat als een betaalopdracht die nog niet door de giro of bank (afhankelijk van de code) is uitgevoerd. De post wordt uit rubriek 7 verwijderd en geplaatst bij "afschrijvingen on- derweg". Tegelijkertijd wordt dan deze voorboeking verwerkt in het saldo van giro of bank. Dat betekent dat bij "liquide mid- delen" onder "saldo" altijd het saldo te vinden is nadat alle betaalopdrachten ook werkelijk zijn uitgevoerd. Bij het toevoegen van rekeningen, is het invullen van de code en budgetpost niet verplicht. De datum kan vrij worden inge- vuld, zodat hier het beste de uiterste betaaldatum kan worden opgegeven. Bij de betaalopdracht (code B) moeten zowel de code als de budgetpost worden opgegeven. De budgetpost wordt gecon- troleerd op bestaanbaarheid (rubriek 0: uitgaven); uitzondering hierop vormt de budgetpost 00. De budgetpost 00 bestaat niet, maar wordt wel geaccepteerd. Bedragen die met budgetpost 00 worden betaald zijn dus niet meer terug te vinden in "uitga- ven". Ook wordt er geen "historisch record" aangemaakt. Als er als code "ka"=kas wordt opgegeven, vindt er geen voor- boeking plaats, er wordt geen rubriek "afschrijving onderweg" aangemaakt; de transaktie wordt onmiddellijk in de kas en bij "uitgaven" verwerkt. 2.11 afschrijvingen onderweg (rubriek 8) Hier kan gekozen worden uit T (toevoegen), H (herstellen) en G (geboekt). Bij het toevoegen van posten moeten alle rubrieken worden ingevuld. Als betaalcode is "kas" niet toegestaan omdat kasbedragen niet "onderweg" kunnen zijn maar onmiddellijk wor- den geboekt. Iedere toevoeging wordt verwerkt bij liquide mid- delen (giro of bank). Als er posten worden hersteld, worden al- le voorboekingen ongedaan gemaakt. Als de post in deze rubriek was terecht gekomen door een betaalopdracht van een rekening (rubriek 7), zal bij herstellen de rekening opnieuw onder "re- keningen" worden opgenomen. Bij code G (geboekt) wordt de voor- boeking geeffektueerd op giro of bank en verwerkt bij "uitga- ven". Tevens wordt de betaling naar een historische file ge- schreven. 2.12 ontvangsten onderweg (rubriek 9) Posten kunnen uitsluitend automatisch in deze rubriek terecht- komen. Toevoegen of verwijderen is niet mogelijk; de diverse posten kunnen slechts worden hersteld (code: H) of bevestigd (geboekt). 2.13 uitgaven (rubriek 0) Deze rubriek laat de uitgaven die er dit jaar zijn gedaan (ge- boekt) per budgetpost zien. Het nummer voor de post is de bud- getpost. Om die reden is het niet mogelijk om posten te verwij- deren; de nummering van de posten zou dan immers veranderen. Wel kan de omschrijving van een post worden veranderd. De uit- gaven worden in drie kolommen weergegeven, het totale bedrag op die post dit jaar, het bedrag in de afgelopen maand en in deze maand. Als er op het startscherm een datum wordt opgegeven met een nieuwe maand, schuiven de bedragen in de derde kolom naar de tweede kolom. Om die reden mag er dan ook op het startscherm geen datum worden opgegeven van een maand die al voorbij is. Gekozen is om elke datum uit het verleden te verbieden. Bij een jaarovergang moet het programma PGLJAAR worden gerund; de datum wordt dan door dat programma gesteld op 01jan van het nieuwe jaar. Overboekingen tussen budgetposten vinden uitsluitend in de huidige maand plaats. Hierbij wordt budgetpost 00 niet geac- cepteerd. 2.14 input datum Algemeen geldt dat een datum uit 5 posities bestaat. Twee posi- ties voor de dag (N.B: 01), gevolgd door drie posities voor de maand. Voor de maanden kan worden gegeven: jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Hierbij kan naar willekeur gebruik worden gemaakt van hoofdlet- ters en kleine letters, geregistreerd worden steeds kleine let- ters. Voor een buitenlandse versie kan de benaming van de maan- den worden aangepast in de file, wel moet elke maandaanduiding uit drie letters bestaan. De datum wordt volledig gecontroleerd op bestaanbaarheid; de enige uitzondering hierbij is dat eeuwen die geen millennium zijn niet als schrikkeljaar gelden. Dit probleem doet zich dus pas voor op 29 februari 2100; daar valt wel mee te leven dacht ik. Bij een door het programma geconstateerde fout worden de foute gegevens gewist en kan de datum opnieuw worden inge- bracht. De datum hoeft niet volledig te worden ingetikt; als alleen de dag verschillend is, volstaat het om de dag in te tikken (twee posities) gevolgd door CR. De maand wordt dan overgenomen. Als de datum helemaal niet hoeft te worden veran- derd (gelijk is aan de systeemdatum), kan uitsluitend CR worden ingedrukt. In het algemeen geldt dat met ESC op de eerste positie wordt aangegeven dat een vorige rubriek niet goed was en moet worden gecorrigeerd. De oude gegevens worden echter niet in alle ge- vallen gewist. 2.15 input bedragen Bedragen zijn maximaal 999,999.99. Zoals gebruikelijk is de punt de decimaalscheider, de duizendtallen worden gescheiden door een komma. Als in het guldensgedeelte CR wordt gegeven, wordt het centengedeelte op nul gesteld. Bijvoorbeeld: 123CR geeft als bedrag: 123.00. Zodra een punt is gegeven, kan niet meer CR worden ingetikt; het centenbedrag moet dan volledig worden gegeven (2 posities). Met ESC (halverwege de input) wordt de input in zijn geheel verwijderd en kan het bedrag op- nieuw worden ingebracht. ESC op de eerste positie springt in het algemeen terug naar de vorige rubriek, die kan dan worden gewijzigd. 2.16 omslaan van pagina's Als een rubriek meer dan 20 posten bevat, wordt bij het binnen- komen van een rubriek eerst naar het paginanummer gevraagd. Op- gegeven kan dan worden: 1, 2 of 3. Als op een vraag naar het paginanummer CR wordt gegeven, wordt er geen pagina geprint maar kan een andere code worden gekozen. Hierbij zijn dan de codes T, V, +, - en dergelijke "NIET TOEGESTAAN"; uitsluitend de codes 0 t/m 9, S, CR en P worden geaccepteerd. Als gepro- beerd wordt een niet bestaande pagina op te roepen, verschijnt de mededeling: "NIET AANWEZIG". De onderste regel blijkt te zijn uitgebreid met het woord "Pagina". Dit is dan een extra code (P) waarmee het mogelijk is om naar een andere pagina bin- nen deze rubriek te gaan. Het programma is zo ingericht dat een minimaal aantal toetsaanslagen nodig is. Als er bijvoorbeeld slechts twee pagina's zijn (meer dan 20, maar minder dan 41 rubrieken), zal het intikken van "P" de an- dere pagina te zien geven, er hoeft dan geen paginanummer te worden opgegeven. Als er drie pagina's zijn (meer dan 40 ru- brieken), moet na het intikken van P natuurlijk wel het gewen- ste paginanumer worden opgegeven (de computer kan niet alles weten). Als bij de rubrieken "reserveringen" of "liquide middelen" bij het overboeken van een post naar een andere post bij die andere post 00 wordt opgegeven, wordt hiermee aangegeven dat er naar een andere pagina binnen de rubriek moet worden geboekt. Een overboeking van post 05 naar post 21 gebeurt door in te tikken: "overboeken 05 code .... HFl .......... naar 00". Als er dan slechts twee pagina's zijn, wordt de andere pagina geprint met op de onderste regel: "....... boeken op .."; hier wordt dan 21 ingevuld. 2.17 betaalcodes De bedoeling van de betaalcodes ("code") is tweeledig. In de eerste plaats geeft het een registratie van het betaalmiddel (girobetaalkaart, incasso, periodieke oveschrijving etc.). In de tweede plaats definieert de betaalcode -in een aantal geval- len- de post uit "liquide middelen" waaruit de betaling wordt gedaan. Dat kan zijn: giro, bank of kas. Nauwkeuriger is het om te zeggen dat de eerste, tweede of derde post van liquide mid- delen met de code wordt aangegeven. De mogelijkheden hiervoor zijn overwegend gericht op het ge- bruik van de postgiro als thuisbankier. Voor de postgiro (eers- te post uit liquide middelen) is het aantal verschillende code- mogelijkheden groot. Voor de code daar kan worden opgegeven: gb + 2 cijferig nummer: girobetaalkaart ov + 2 cijferig nummer: overschrijving dv: diversen kc: kascheque po: periodieke overschrijving ic: incasso ac: acceptgiro giro De gekozen afkortingen zijn gelijk aan die welke de girodienst op de gebruikelijke dagafschriften plaatst. Voor betaalkaart (of overschrijvingskaart) 100 kan gb00 (of ov00) worden opge- geven. Als "gi" wordt opgegeven, vult de computer dit aan tot "giro". Voor de bank geldt als enige code: "ba", de computer vult dit aan tot: "bank". Evenzo is er maar een code voor de kas: "ka", ook hier wordt dit door de computer aangevuld tot "kas". Andere codes dan bovenstaande worden geweigerd. De eerste twee letters zijn steeds bepalend (naar willekeur hoofdletters of kleine letters). Bij code=bank wordt aangenomen dat de betaling vanuit de bank (tweede post in liquide middelen) geschiedt; bij code=kas be- treft het een kastransaktie (derde post); bij alle overige co- des betreft het een transaktie via de giro (eerste post). Het is mogelijk om deze benamingen in de file te wijzigen, de moge- lijkheden voor bank-codes kunnen echter niet worden uitgebreid zonder programma-wijziging. 2.18 budgetcodes Met de budgetcode wordt aangegeven onder welk budgetnummer de uitgaven worden gerubriceerd. Er zijn hier twee mogelijke leng- tes voor de budgetcode. Bij het initieren (PGLINIT) wordt ge- vraagd of er een Lange of Korte budgetcode gewenst is. Als daar K (kort) wordt opgegeven, is de budgetcode een tweecijferig nummer (00 t/m 20). Als er L (lang) wordt opgegeven, is het tweecijferige nummer uitgebreid met een derde cijfer (0 t/m 9). Op deze wijze kunnen per hoofdrubriek (bijvoorbeeld 05) tien kostensoorten worden onderscheiden (bijvoorbeeld 05.0 t/m 05.9). Het tweecijferige nummer moet corresponderen met een be- staand nummer van de rubriek "uitgaven". Dit betekent dat bij het verrichten van betalingen eerst onder "uitgaven" posten moeten worden opgegeven. Als geprobeerd wordt om een niet-be- staand budgetnummer op te geven, wordt dit geweigerd. Uitzonde- ring hierop vormt de budgetcode "00"; deze bestaat nooit (in "uitgaven"), maar wordt wel geaccepteerd. Bij overboekingen binnen de rubriek "uitgaven" wordt de budgetcode 00 echter niet geaccepteerd. Bij de Lange budgetcode wordt door PEGEL alleen het tweecijferige nummer op aanwezigheid gecontroleerd. Zodra een betaling wordt "geboekt", wordt de betreffende ru- briek in "uitgaven" verhoogd. Tevens wordt een historisch re- cord aangemaakt. Een dergelijk record wordt niet aangemaakt als de betaling met budgetcode 00 is gedaan. PGLPRINT heeft een co- de (H) om later al deze historische betalingen op papier te zetten. Een dergelijk rapport van historische betalingen kan maar een keer worden gemaakt. Wie geen printer heeft, zal toch na enige tijd het rapport moeten aanvragen om te voorkomen dat de file PGL te lang wordt met bijbehorende accestijden!). Elke betaling wordt namelijk aan die file toegevoegd (na record 550); zodra de print is aangevraagd, worden nieuwe historische betalingen weer op record 551 (en volgende) geplaatst. Hier treedt het verschil tussen de Lange en de Korte budgetcode naar voren. Bij de Lange code, worden de historische betalingen ook verwerkt in de file BDG. Op die wijze is een zeer gedetail- leerd inzicht in de bestedingen van het geld mogelijk. Wie daar geen behoefte aan heeft, kan volstaan met de Korte budgetcode. Er moet bij gebruik van de Lange code er wel op worden gelet dat de betreffende budgetrubriek ook inderdaad aanwezig is (programma BUDGET). Als dat niet het geval is, vindt er uiter- aard geen verwerking plaats. Op het rapport (PGLPRINT) wordt dat gemeld, in dat geval wordt de sommatie in "uitgaven" onge- daan gemaakt. Bij overboekingen binnen de rubriek uitgaven, worden er (alleen bij de Lange budgetcode) tevens twee histo- rische records aangemaakt om deze overboeking later in BDG te kunnen verwerken. bij de Lange budgetcode) tevens twee histo- rische reco